Внедрение системы 1С: Документооборот

Сегодня внедрением 1С Документооборота озадачены и бизнесмены, и государственные структуры. Данный продукт системы 1С является универсальной программной разработкой, направленной на автоматизацию оборота документов компании. До появления этой конфигурации документооборот выполнял такой продукт как 1С Архив, он также работает и в данное время.

Универсальность внедрения данного продукта заключается в том, что его использование возможно на любом предприятии, не зависимо от специфики его работы и вида документооборота. Отзывы благодарных пользователей системы 1С дают как представители предприятий-гигантов с сетью дополнительных структур, так и средний класс бизнеса. Для системы не важен масштаб предприятия, количество штатных единиц и направленность работы. Специалисты адаптируют 1С Документооборот под большинство родов деятельности. Программа носит прикладной характер и может обеспечивать оборот большого количества и бумажных, и электронных версий документов. Кроме того, доступ к нужному документу обеспечивается пользователю за считанные секунды. Документ можно просмотреть, изменить, сохранить, отправить, распечатать или навсегда удалить. Сотрудник сможет использовать в своей работе различные виды информации: графику, офисные документы (таблицы, тексты), мультимедиа (видео, аудиофайлы), а также приложения и архивные материалы.

Ключевые задачи в работе автоматизированного документооборота:

возможность одновременного доступа к информации необходимого количества сотрудников;
отсутствует перспектива утраты документов или их частей в целом и, особенно, при групповой работе с файлом;
минимальные временные затраты на поиск нужного документа и его обработку;
возможность формирования очереди на работу с документом;
централизованное хранение всех видов документации и ее защищенность

Внедрение 1С Документооборот поднимает бизнес на новый уровень. Заявки на 1С Документооборот внедрение стоимостью около 100 тысяч рублей поступают ежедневно от компаний, представляющих различные сферы бизнеса. Остановимся подробнее на основных задачах 1С документооборота, его работе и способах настройки.

Работаем на рынке более 20 лет

Делопроизводство в системе 1С

Внедрение 1С Документооборота дает возможность организовать не только использование, но и учет официальных документов. Система разработана с учетом законодательства России и международных требований к работе с документацией.

Функции:

регистрация входящих документов согласно ГОСТу и российскому делопроизводству;
формирование исходящих документов;
работа с внутренней документацией компании (приказы, акты, справочная информация, регламенты);

В зависимости от вида документа задаются такие категории как:

контроль сроков исполнения документа;
логистика движения документа;
присвоение документу порядкового номера;
наличие учетно-регистрационной карты каждого вида документа с выбором настроек.

Бизнес-процессы в системе 1С Документооборот

Автоматизация бизнес-процессов – одно из главных преимуществ внедрения в работу фирмы электронного документооборота. Это позволяет урегулировать выполнение обязанностей сотрудниками компании, а также снижает временные затраты на их выполнение.

Электронные бизнес-процессы:

рассмотрение (движение документа между автором и администрацией);
исполнение: документ из 1С рассылается исполнителям и контролеру;
согласование: автор отправляет бизнес-процесс кругу получателей, а затем получает по нему ответ;
утверждение: документ оправляется на согласование руководителю;
регистрация: полный комплекс оформления документа: присвоение регистрационного номера, постановка печать и отправка документа адресату;
ознакомление: рассылка любого вида документа по оговоренному в настройках списку;
поручение: передача служебных поручений и получение отчетов по их исполнению.

Электронный документооборот в программе 1С – гибкий инструмент, и при внедрении каждому бизнес-процессу можно задать свои настройки.

Автоматизация учета рабочего времени в программе 1С

1С Документооборот позволяет пользователю вести учет рабочего времени. Каждый трудовой день сотрудники заносят в отчетную форму определенного вида. Это не отнимает много их рабочего времени, но позволяет руководителю оценить следующие показатели:

уровень занятости отдельных сотрудников и отделов в целом;
экономические издержки на выполнение операций по обмену документацией и не только;
степень трудоемкости отдельных бизнес-процессов.

Ответственному лицу предприятия предоставляется возможность рассмотреть каждый документ отдельно или запросить аналитический отчёт. Следствием получения подобной информации может стать переформирование отделов, перераспределение нагрузки и должностных обязанностей, а также корректировка штатного расписания.

Расположение файлов в электронном документообороте программы 1С

Удобство электронного документооборота имеется и в том, что для хранения документов создается четко структурированное дерево папок. В расположенных по заранее оговоренному принципу папках находятся соответствующие документы. Помимо того, что их легко отыскать, пользователю доступны следующие операции: чтение, редактирование и его отмена, сохранение измененного файла в необходимом расширении, бронирование, открытие каталога файлов, обновление документов.

Также в рамках электронного документооборота программы 1С предполагается:

настройка прав доступа пользователя с возможностью предоставления его группе лиц или определенному пользователю;
по требованию руководителя система документооборота сформирует необходимые отчеты о работе предприятия;
учет номенклатуры дел в электронном документообороте программы 1С. В соответствии с требованием устава компании в системе формируется такой же архив дел, который раньше хранился в толстых картонных папках на больших стеллажах;
создание бумажных версий и копий различных документов и бланков. Достаточно отсканировать документ, чтобы добавить его в базу данных;
наличие журнала передачи, в котором содержится вся информация о движении документов и их копий среди сотрудников.

Как можно заметить, огромный функционал системы 1 С предлагает упростить множество видов работ, выполняемых сотрудниками компании. Ускорить и снизить стоимость ключевых процессов. Всегда и в любой точке Земли иметь под рукой необходимую информацию, которая бережно хранится в электронном виде. Обмен документами в электронном виде не только происходит мгновенно, но еще и имеет высокую степень безопасности и сохранности. 1С Документооборот – надежный помощник для руководителей среднего и крупного бизнеса.

Заказать консультацию специалиста, а также - расчет цены на выполнение работ Вы можете, связавшись с нами по любому удобному каналу связи.